Cómo reducir el tamaño de un PDF para enviarlo por correo o subirlo a un portal

Intentas adjuntar un PDF al correo y aparece un aviso de que el archivo es demasiado grande. O llenas una solicitud en línea y, al subir tu documento, el portal responde que el máximo permitido es de 2 MB. Es una de las situaciones más comunes al trabajar con PDF, y casi siempre tiene una solución rápida.

Por qué algunos PDF pesan tanto

Un PDF con solo texto, exportado desde Word o desde un sistema de facturación, normalmente pesa menos de 1 MB aunque tenga varias páginas. Lo que dispara el tamaño son las imágenes:

• Documentos escaneados. Cada página es una fotografía. Un escáner configurado a alta resolución puede generar 2 o 3 MB por hoja.
• Fotos tomadas con el celular y convertidas a PDF. Las cámaras actuales sacan imágenes de 12 megapíxeles o más, muchísimo más de lo necesario para leer un documento.
• Presentaciones y catálogos con fotografías grandes o fondos de página completa.

Por eso, comprimir un PDF consiste principalmente en reducir la resolución y optimizar esas imágenes, conservando el texto nítido.

¿Cuánto debe pesar tu PDF?

Depende de a dónde lo vas a enviar. Estas son referencias habituales:

• Correo electrónico: Gmail permite adjuntos de hasta 25 MB y otros servicios rondan los 20 MB. Aun así, conviene quedarse por debajo de 10 MB: el destinatario puede tener un límite menor y los archivos ligeros se abren más rápido en el celular.
• Portales de trámites, bolsas de trabajo y escuelas: muchos limitan cada archivo a 1, 2 o 5 MB. El límite suele aparecer junto al botón para subir el documento; revísalo antes de comprimir.
• WhatsApp: admite documentos muy grandes, pero un PDF ligero se descarga más rápido y no consume los datos de quien lo recibe.

Cómo comprimir un PDF paso a paso

1. Abre la herramienta Comprimir PDF de SoloHazlo y selecciona tu archivo.
2. Espera a que termine el proceso. En documentos escaneados puede tardar unos segundos más, porque se optimiza cada página.
3. Descarga el archivo comprimido y compara su peso con el original (en Windows, clic derecho → Propiedades; en el celular, aparece en la lista de descargas).
4. Ábrelo y comprueba que se lee bien, sobre todo los números pequeños, las firmas y los sellos. Si vas a imprimirlo, haz zoom al 100 % para revisarlo.

Si el PDF sigue pesando demasiado

Cuando un archivo ya fue comprimido, volver a comprimirlo casi no reduce su tamaño y sí puede empeorar la calidad. En ese caso, prueba estas alternativas:

• Quita las páginas que no hacen falta. Un estado de cuenta de 12 hojas puede quedar en una sola página si solo te piden el domicilio. Usa Extraer páginas o lee la guía cómo sacar solo una página de un PDF.
• Divide el documento. Algunos portales permiten subir varios archivos. Con Dividir PDF puedes separarlo en partes más pequeñas.
• Vuelve a escanear con otra configuración. Para documentos de texto basta con 150 o 200 ppp (puntos por pulgada) en escala de grises. Escanear a color y a 600 ppp genera archivos enormes sin ganar legibilidad.

Errores comunes

• Tomar fotos con poca luz o chuecas. Además de pesar más, se ven mal al comprimirlas. Toma la foto de frente, con buena luz y sin sombras.
• Comprimir después de proteger con contraseña. Primero comprime y al final, si lo necesitas, usa Proteger PDF.
• Cambiarle el nombre al archivo a “.pdf” sin convertirlo realmente. Una imagen renombrada sigue siendo una imagen y el portal la rechazará.

Preguntas frecuentes